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Les travaux d’inventaire en fin d’exercice

26 avril 2017 company blog , corporate views Pas de commentaires

Avant de clôturer vos comptes annuels, des travaux d’inventaire sont nécessaires pour respecter l’ensemble des principes comptables et présenter aux divers parties (Etat, banques, actionnaires, salariés…) des comptes reflétant la situation économique et financière réelle de l’entreprise.

Ces travaux sont réalisés à la fin de votre exercice comptable (généralement en date du 31 décembre). Ils regroupent les opérations suivantes :

  • les amortissements : qu’ils soient linéaires ou dégressifs, avec ou sans option fiscale, ils sont enregistrés en fin d’exercice. Rappelons que les amortissements représentent la perte de valeur « normale » des immobilisations du fait de leur utilisation. Ils constituent une charge non décaissée (c’est-à-dire une charge qui n’est pas un flux d’argent donc qui n’imputera pas votre compte bancaire). La durée d’amortissement est fixée par le plan comptable général (PCG) et dépend de la nature des biens amortis.
  • les dépréciations : elles concernent exclusivement l’actif du bilan, c’est-à-dire ce que l’entreprise possède et représentent une perte de valeur « anormale » et « non définitive » d’un actif (on parle de caractère incertain). A la clôture de chaque exercice, l’entreprise doit faire le point sur l’état de son actif, poste par poste (immobilisations, stocks, clients et valeurs mobilières de placement). Si une perte de valeur est constatée, une dépréciation doit être comptabilisée, conformément au principe de prudence. En revanche, une absence de perte de valeur n’entraînera aucune écriture. Comme l’amortissement, une dépréciation est une charge non décaissée puisqu’elle correspond à une perte non définitive. Certaines dépréciations font l’objet d’un contrôle très strict des auditeurs et experts-comptables car elles représentent dans certains cas une perte « estimée » par l’entreprise comme le risque de défaut d’un client. Bien entendu, la comptabilité de l’entreprise doit être capable de justifier par des éléments matériels le montant des dépréciations.
  • l’inventaire de stocks : les entreprise ayant du stock doivent faire au-moins une fois par an (à la clôture) un inventaire pour évaluer leur stock. La valeur du stock de l’année dernière est annulée et remplacée par celle de cette année. Il existe deux principales méthodes de valorisation des stocks (PEPS – premier entrée premier sortie – et CUMP – coût unitaire moyen pondéré). En vertu du principe de permanence des méthodes, l’entreprise ne peut changer de méthode chaque année.
  • le rapprochement bancaire : il consiste à comparer le relevé bancaire envoyé par la banque avec le compte 512 Banque de la comptabilité de l’entreprise. Les écarts entre les deux soldes doivent être justifiés et des écritures de régularisation enregistrées. Il s’agit souvent de frais bancaires que l’entreprise n’avait pas pu comptabiliser ou de chèques déposés en fin d’année que la banque n’a encaissé qu’en début d’année suivante.
  • les charges constatées d’avance : il s’agit de charges payées par avance sur 2017 mais qui concernent 2018. En vertu du principe de séparation des exercices, l’entreprise doit à la fin de l’année annuler les charges payées par avance en 2017 au titre de 2018. C’est le cas notamment des factures d’assurance que l’on paie annuellement par avance ou encore un loyer à cheval sur deux années (ex : un loyer trimestriel de novembre 2017 à janvier 2018 payé par avance début novembre)
  • les provisions : elles se trouvent au passif du bilan et constituent des charges probables mais non définitives (caractère incertain) que devra payer l’entreprise dans le futur. Un litige prud’homal qui démarre en 2017 et qui sera jugé en 2018 doit faire l’objet dès 2017 d’une provision si les avocats estiment que l’entreprise devra payer des dommages & intérêts à son salarié. A l’issue du jugement, la provision sera reprise (annulée) et le montant réel sera comptabilisé en charges. La provision est également une charge non décaissée.  Les provisions font l’objet d’un suivi particulier des auditeurs et experts-comptables, tant sur leur justification que sur l’exactitude du montant estimé. Comme pour les dépréciations, les provisions doivent pouvoir être justifiées par des éléments matériels (courrier/mail/rapport d’expertise d’un avocat, d’une assurance, d’un fournisseur pour justifier un litige…).
  • les produits constatés d’avance : ils reposent sur le même principe que les charges constatées d’avance, sauf qu’il s’agit cette fois de produits.
  • les charges à payer et produits à recevoir : il s’agit de charges et produits concernant l’exercice 2017 mais dont la facture ne sera reçue qu’en 2018. Le principe de séparation des exercices rappelle que toute opération rattachée à l’exercice 2017 doit être comptabilisée sur cet exercice même si les factures seront envoyées/reçues en 2018. Ces charges et produits concernent également les intérêts courus sur emprunts et placements financiers payés/reçus en 2018 mais dont une partie concerne 2017. Un prorata temporis doit être comptabilisé.

Une fois ces opérations réalisées, l’entreprise pourra calculer certains impôts comme l’IS (après calcul du résultat fiscal), la CVAE ou encore le cadrage de la TVA.